Hướng dẫn Xuất Kế toán Dòng Tiền Pro

Màn Xuất kế toán (/export) của Dòng Tiền Pro đóng vai trò chuyển hoá các dòng giao dịch ngân hàng đã xác thực thành chứng từ kế toán hoàn chỉnh (Giấy báo Có BC, Giấy báo Nợ BN, Phiếu thu PT, Phiếu chi PC) và xuất khẩu sang các phần mềm kế toán thông dụng: MISA AMIS, MISA SME, Fast Accounting, Excel TT133, Excel TT99, hoặc đẩy trực tiếp qua MISA OpenAPI.

Nhãn Đã xác thực là xác thực nguồn, không phải ngân hàng xác nhận quyết toán.

1. Nguyên tắc cốt lõi

• Chỉ xuất giao dịch đã xác thực (verified_only): Hệ thống loại trừ tự động các giao dịch tạm tính (provisional), giao dịch cách ly (quarantined), giao dịch đã gộp (merged_child), giao dịch bị từ chối và các chuyển khoản nội bộ giữa các tài khoản cùng MST của doanh nghiệp.
• Bảo toàn số chứng từ: Số chứng từ được cấp ổn định một lần duy nhất khi lô được checker duyệt (sử dụng khoá hàng FOR UPDATE voucher_sequences). Khi xuất lại (re-export), hệ thống giữ nguyên số chứng từ cũ để phần mềm kế toán đích dùng chế độ ghi đè mà không sinh trùng.
• Tính tất định của tệp xuất: Cùng tập giao dịch và phiên bản golden template sẽ sinh ra tệp có cùng số byte và mã SHA-256 tuyệt đối, đảm bảo tính bất biến và toàn vẹn dữ liệu kế toán.
• Kiểm soát hai người (Maker-Checker): Kế toán viên (maker) tạo và kiểm tra dry-run; Kế toán trưởng, Quản trị viên hoặc Chủ sở hữu (checker) duyệt lô. Người tạo không thể tự duyệt lô xuất của chính mình.

2. Quy trình xuất chứng từ

1. Chọn phần mềm đích: Chọn MISA AMIS, MISA SME, Fast Accounting, Excel TT133 hoặc Excel TT99.
2. Thiết lập phạm vi: Chọn khoảng ngày hạch toán, các tài khoản ngân hàng áp dụng, và các tuỳ chọn sinh chứng từ (ghi số hoá đơn vào diễn giải, tự sinh cặp chứng từ tiền mặt, gộp phí ngân hàng theo ngày).
3. Kiểm tra Dry-run: Hệ thống thực hiện 17 bước kiểm tra tự động (cân đối Nợ = Có, tồn tại TK, dải số còn trống, cảnh báo đối tượng mới hoặc thiếu mapping). Bước dry-run không lưu file và không tiêu số chứng từ.
4. Xem trước chứng từ: Kế toán kiểm tra các Giấy báo Có, Giấy báo Nợ mẫu với đầy đủ chữ ký, số tiền bằng chữ tiếng Việt và chứng minh nguồn gốc (Open API, đối soát hoá đơn).
5. Gửi duyệt: Maker tick xác nhận các cảnh báo và gửi duyệt tới Kế toán trưởng.
6. Checker duyệt & Tải tệp: Checker duyệt lô trên hệ thống, tệp Excel được sinh và mã hoá lưu trên kho lưu trữ R2 kèm mã SHA-256.

Cờ tính năng của từng đích

Excel TT133 luôn khả dụng. Các đích MISA AMIS, MISA SME và Fast chỉ mở khi cờ export.misa_golden_preview được bật cho tổ chức; Excel TT99 mở khi cờ export.excel_tt99 bật; đẩy trực tiếp vào MISA AMIS cần cờ export.misa_api. Khi cờ tắt, màn hình hiển thị đích ở trạng thái khoá và API trả 503. Các cờ mặc định tắt cho tới khi golden-file và lần nhập thử thật của đích đó đạt.

Lô lớn được tách thành nhiều tệp

Mỗi tệp xuất chứa tối đa 10.000 dòng dữ liệu (giới hạn bộ nhớ 128 MB của Worker; đã đo, xem tools/spikes/xlsx-write-memory). Lô lớn hơn được tách thành các phần ..._P001.xlsx, ..._P002.xlsx, … theo đúng thứ tự chứng từ và không bao giờ cắt giữa một chứng từ. Phiếu thu (THU) và phiếu chi (CHI) của MISA luôn ở tệp riêng, mỗi nhóm tự tách phần. Với Excel TT133/TT99, sổ tiền gửi mở đầu mỗi phần bằng số dư mà phần trước kết thúc (một dòng của sổ là "Số dư đầu kỳ" nên tối đa 9.999 chứng từ mỗi phần). Một lô có hơn 100.000 dòng chứng từ không được tạo: hệ thống yêu cầu thu hẹp kỳ hoặc chọn bớt tài khoản thay vì cắt bớt lô.

Khi lô có nhiều phần, hệ thống thêm tệp ..._MANIFEST.csv ghi từng phần (số dòng, số chứng từ, tổng tiền VND) và dòng TỔNG toàn lô để kế toán đối chiếu sau khi nhập từng phần. Bước tải về cho lô nhiều tệp trả một tệp ZIP (kèm X-Content-SHA256 của ZIP; tổng dung lượng các tệp tối đa 40 MB, lớn hơn thì tải từng tệp); cũng có thể tải riêng từng tệp. Kiểm tra cột theo mẫu golden áp dụng cho từng phần. Cùng đầu vào luôn cho cùng thứ tự phần và cùng SHA-256.

3. Khoá kỳ kế toán

Kỳ kế toán có 4 trạng thái: open (đang mở) → lock_requested (chờ duyệt khoá) → locked (đã khoá) → unlock_requested (chờ duyệt mở).

• Để khoá kỳ, tất cả giao dịch trong kỳ phải được đối chiếu đầy đủ, không còn giao dịch tạm tính chưa xử lý (trừ khi được đưa vào danh sách loại trừ có kiểm toán).
• Giao dịch đến muộn (sao kê bổ sung) rơi vào kỳ đã khoá sẽ tự động chuyển sang kỳ mở kế tiếp với nhãn Điều chỉnh kỳ trước (prior_period_adjustment), tuyệt đối không sửa đổi hồi tố sổ sách đã khoá.
• Mở khoá kỳ là hành động nhạy cảm, bắt buộc xác thực lại hai yếu tố (Step-up authentication ≤ 15 phút), có lý do giải trình và lưu vết audit log riêng biệt.