Xuất chứng từ ngân hàng sang MISA, Fast, Excel

~6 phút đọc

Sắp ra mắt

Tính năng này chưa có trong sản phẩm. Trang mô tả hướng đi dự kiến và có thể thay đổi trước khi phát hành.

Màn Xuất kế toán biến giao dịch ngân hàng đã được xác thực thành chứng từ ngân hàng và quỹ: Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Phiếu thu và Phiếu chi. Bạn xuất ra file nhập vào MISA AMIS, MISA SME, Fast Accounting hoặc Excel theo TT133, hoặc Excel theo TT99 khi đã bật. Nhãn Đã xác thực là xác thực nguồn, không phải ngân hàng xác nhận quyết toán.

Muốn đẩy thẳng chứng từ vào MISA AMIS qua kết nối, xem MISA AMIS Connect; file Excel vẫn là đường mặc định và dự phòng.

Chứng từ nào vào lô xuất

Chỉ giao dịch Đã xác thực và đang hoạt động mới vào lô. Các loại sau luôn bị loại: giao dịch Tạm tính (ví dụ chỉ có tin iOS hoặc SMS chưa đạt điều kiện xác thực), cách ly, đã gộp, bị từ chối và chuyển nội bộ giữa các tài khoản cùng mã số thuế. Số tiền được lấy nguyên, không làm tròn, và mỗi chứng từ cân Nợ bằng Có.

Chuẩn bị: hệ thống tài khoản và mapping

Trước lần xuất đầu, kế toán trưởng cần chọn hệ thống tài khoản của công ty và cấu hình mapping ở tab Mapping tài khoản.

Chọn hệ TT133/2016 hoặc TT99/2025 khi tạo công ty; có thể nhân bản hệ TT133 thành bản nháp TT99 và gán lại các tài khoản đã bỏ hoặc gộp. Đổi hệ không sửa lô đã xuất.
Mỗi tài khoản ngân hàng được gắn một tài khoản kế toán (kèm mã tương ứng ở MISA và Fast). Không có giá trị nào được đặt sẵn cho bạn: lô bị chặn đến khi mọi tài khoản đã được ghép và duyệt.
Quy tắc mapping định khoản theo danh mục phân loại: điều kiện, loại chứng từ, tài khoản Nợ và Có, đối tượng. Quy tắc chỉ khớp nhãn do quy tắc hoặc do người gán; nhãn do AI không dùng để mapping. AI chỉ gợi ý mapping, không tự đưa vào lô.
Mọi thay đổi mapping cần người duyệt khác người đề xuất và có hiệu lực theo ngày.
Mã đối tượng được tạo theo giới hạn của từng phần mềm đích; mã trùng danh mục sẵn có thì dùng lại, cá nhân không có mã số thuế dùng mã chung.

Định khoản của giao dịch lấy theo thứ tự: phân bổ đối soát đã duyệt (phải thu 131 hoặc phải trả 331 theo hoá đơn), nghĩa vụ settlement, rồi quy tắc mapping. Giao dịch chưa có định khoản ở trạng thái chưa ghép và bị loại khỏi lô kèm cảnh báo.

Tạo một lô xuất

Vào Xuất kế toán, tab Xuất mới, chọn đích xuất và hệ tài khoản rồi bấm Tạo lô xuất.
Chọn phạm vi: khoảng ngày, tài khoản ngân hàng, loại chứng từ và các tuỳ chọn (ví dụ ghi số hoá đơn vào diễn giải, cặp chứng từ tiền mặt cho rút nộp tiền mặt, gộp phí ngân hàng theo ngày).
Ở bước kiểm tra, xem các dòng pass, cảnh báo và chặn. Bấm Xuất thử (dry-run, không lưu file) để xem kết quả mà không tiêu số chứng từ và không lưu file.
Mở tab Xem trước chứng từ để đối chiếu từng chứng từ: tài khoản Nợ Có, đối tượng, diễn giải, số tiền.
Khi không còn lỗi chặn, bấm Gửi duyệt xuất. Người duyệt khác người tạo mở tab Duyệt & khoá kỳ và duyệt.
Sau khi duyệt, hệ thống cấp số chứng từ, sinh file và mã SHA-256. Tải file ở Lịch sử xuất; mỗi lượt tải được ghi nhật ký.

Nếu có giao dịch mới được xác thực sau khi bạn gửi duyệt, nội dung lô thay đổi nên yêu cầu duyệt hết hạn và người tạo gửi lại.

Các kiểm tra trước khi xuất

Có các kiểm tra chặn và kiểm tra cảnh báo. Chặn nghĩa là không gửi duyệt được. Ví dụ:

Chứng từ cân Nợ và Có; mọi tài khoản dùng đều tồn tại; mọi tài khoản ngân hàng đã ghép; ngày thuộc kỳ còn mở; dải số chứng từ còn trống.
Kiểm tra nhất quán số dư trong kỳ: nếu số dư đang lệch hoặc nghi thiếu giao dịch, lô bị chặn đến khi bạn xử lý, ví dụ bằng nhập sao kê. Đây là kiểm tra nhất quán, không phải bằng chứng.
Giao dịch chưa ghép bị loại và hiện ở dạng cảnh báo; diễn giải dài hơn 255 ký tự bị cắt và bản gốc đi vào cột ghi chú.
Fast: số chứng từ tối đa 12 ký tự và mã khách tối đa 16 ký tự. Vượt giới hạn thì hệ thống từ chối chứ không cắt.

Số chứng từ và xuất lại

Số chứng từ được cấp đúng một lần khi lô được duyệt và gắn bền với giao dịch. Xuất lại dùng đúng số cũ, nên phần mềm kế toán dùng chế độ cập nhật hoặc ghi đè sẽ không tạo chứng từ trùng. Xuất thử và lô lỗi kiểm tra không tiêu số. File xuất cùng nội dung luôn cùng byte và cùng SHA-256, nên bạn tạo lại file mà dấu vân tay không đổi.

Khoá kỳ

Mỗi kỳ kế toán có trạng thái mở, yêu cầu khoá, đã khoá và yêu cầu mở khoá. Khoá và mở khoá cần hai người và lý do; mở khoá còn cần xác thực lại và có nhật ký riêng. Giao dịch đến muộn vào kỳ đã khoá được chuyển sang kỳ mở kế tiếp và đánh nhãn điều chỉnh kỳ trước. Muốn xuất lại một kỳ đã khoá, phải mở khoá kỳ trước.

Nếu một giao dịch đã xuất sau đó bị gộp hoặc đảo phân bổ, hệ thống tạo bút toán đảo ở kỳ mở kế tiếp thay vì sửa chứng từ đã xuất hoặc đã khoá.

Trần chi tiêu

Khi tổ chức chạm trần chi tiêu, việc tạo lô xuất mới bị chặn; tải lại các file đã tạo vẫn được. Xem gói và hạn mức.