Đối soát giao dịch với hoá đơn hoadon.pro

~6 phút đọc

Màn Đối soát ghép mỗi khoản tiền về hoặc đi với hoá đơn bán ra, hoá đơn mua vào hoặc đơn hàng tương ứng. Dòng Tiền Pro chỉ đưa ra gợi ý có độ tin cậy và lý do; mọi phân bổ đều qua người duyệt trước khi ghi sổ, xem duyệt đối soát.

Chỉ giao dịch Đã xác thực mới được phân bổ. Nhãn đó là xác thực nguồn, không phải ngân hàng xác nhận quyết toán; giao dịch Tạm tính hiện nút tạo phân bổ ở trạng thái khoá kèm chú thích.

Kết nối hoadon.pro bằng API key

Không kết nối hoadon.pro, bạn vẫn đối soát được theo đơn hàng và mã DTP; gợi ý theo hoá đơn cần kết nối. Kết nối dùng API key của hoadon.pro.

Trong hoadon.pro, tạo một API key (bắt đầu bằng hd_live_) với quyền tối thiểu: đọc hoá đơn (invoice.read), ghi thanh toán vào hoá đơn (invoice.payment.write) và quản lý webhook (webhook.manage). Giới hạn key theo đúng các tổ chức bạn cần.
Trong Dòng Tiền Pro vào Đối soát, bấm Kết nối hoadon.pro (người kết nối cần vai trò Chủ sở hữu hoặc Quản trị) và dán key. Dòng Tiền Pro kiểm tra key, đọc quyền của nó và lưu key mã hoá; giao diện chỉ hiện bốn số cuối.
Ghép từng mã số thuế của bạn với công ty tương ứng trên hoadon.pro.
Hệ thống lấy hoá đơn 90 ngày gần nhất rồi đồng bộ mỗi 5 phút, và tự đăng ký webhook ở hoadon.pro để nhận thay đổi hoá đơn và thanh toán ngay.

Phần quyền của key quyết định chức năng: thiếu quyền ghi thanh toán thì Dòng Tiền Pro không ghi ngược được và hiện biểu ngữ cảnh báo; thiếu quyền webhook thì chỉ đồng bộ định kỳ. Khi hoadon.pro báo key hết hạn, bị thu hồi hoặc thiếu quyền, trạng thái chuyển sang cần đăng nhập lại và bạn dán key mới. Dòng Tiền Pro chỉ đọc hoá đơn, không sửa hoá đơn; chỉ ghi lại các khoản thanh toán đã duyệt. Bạn ngắt kết nối bất cứ lúc nào: gợi ý theo hoá đơn tắt, đối soát theo đơn hàng vẫn hoạt động.

Các phần của màn Đối soát

Workspace: danh sách giao dịch chưa đối soát (Tiền vào, Tiền ra) sắp theo độ tin cậy; bên phải là người trả suy ra, hoá đơn ứng viên và đơn hàng ứng viên.
Chờ duyệt: các phân bổ đang chờ người duyệt.
Quy tắc: các quy tắc khớp, kết quả 30 ngày qua và cài đặt dung sai.

Tiền vào ghép với hoá đơn bán ra theo mã số thuế người mua; tiền ra ghép với hoá đơn mua vào theo mã số thuế người bán. Người trả được suy ra từ tài khoản đã biết, mã số thuế trong nội dung chuyển khoản, rồi tên gần giống; tên công ty được tra cứu từ masothue.pro.

Độ tin cậy của gợi ý

Mỗi giao dịch có tối đa ba phương án, mỗi phương án có phần trăm tin cậy và danh sách lý do dạng đạt hoặc cần lưu ý. Số tiền khớp một mình không bao giờ đủ làm bằng chứng.

Bằng chứng	Cách dùng
Mã `DTP` đúng ký tự kiểm tra, hoặc số hoá đơn trong nội dung kèm số tiền đúng	Có thể được hệ thống tự đề xuất phân bổ, vẫn chờ người duyệt
Tên gần giống, mã số thuế trong nội dung, lịch sử người trả	Chỉ gợi ý, độ tin cậy bị chặn trần
Mẫu mã đơn riêng của tổ chức	Chỉ khi khớp chính xác đúng một đơn đang mở; không bao giờ tự duyệt

Các dạng phân bổ gồm một tiền với một hoá đơn, một tiền với nhiều hoá đơn, nhiều khoản tiền cho một hoá đơn, trả một phần và trả thừa. Trả một phần cho phép hẹn ngày thu phần còn lại và nhắc. Trả thừa bắt buộc chọn cách xử lý phần thừa (giữ làm tạm ứng của khách, nhắc hoàn tiền hoặc phân bổ cho khoản khác); Dòng Tiền Pro không tự cấn trừ tạm ứng vào hoá đơn sau. Tiền về từ sàn thương mại điện tử được chuyển sang settlement sàn.

AI, nếu bạn bật, chỉ thêm một tầng gợi ý và không bao giờ tự ghi sổ, xem AI và kết nối riêng.

Tạo phân bổ

Mở Workspace, chọn một giao dịch.
Xem phương án gợi ý và bảng tất cả hoá đơn còn nợ của mã số thuế đó; cột Khớp cho biết hoá đơn được nêu trong nội dung chuyển khoản, nằm trong tổ hợp hay không khớp.
Bấm tạo phân bổ ở phương án phù hợp, chỉnh số tiền từng dòng (tối đa 20 dòng; tổng phân bổ cộng phần thừa và chênh lệch làm tròn phải bằng số tiền giao dịch), rồi bấm Gửi duyệt.

Bạn cũng dùng Chạy lại gợi ý khi đồng bộ thêm hoá đơn hoặc sửa quy tắc. Với giao dịch từ mã DTP đúng, hệ thống tự tạo phân bổ chờ duyệt để bạn chỉ cần duyệt.

Ghi ngược thanh toán sang hoadon.pro

Sau khi một phân bổ được duyệt, mỗi dòng gắn với hoá đơn hoadon.pro được ghi thành khoản thanh toán của hoá đơn đó. Việc ghi chạy nền và không chặn việc duyệt: nếu hoadon.pro tạm gián đoạn, phân bổ vẫn hợp lệ và hệ thống thử lại tối đa 8 lần trong khoảng 24 giờ. Hết lượt, mục chuyển vào danh sách việc cần xử lý với nút thử lại. Mỗi lần ghi mang mã duy nhất, nên thử lại không tạo khoản thanh toán trùng. Số còn nợ của hoá đơn tính từ tổng tiền, số đã thu ở hoadon.pro và số đã phân bổ tại Dòng Tiền Pro, nên thanh toán nhập ở cả hai nơi không bị tính đôi.

Đảo một phân bổ cũng cần duyệt và ghi lại thành dòng âm; kỳ kế toán đã khoá phải được mở khoá trước.

Lỗi thường gặp

Hiện tượng	Nguyên nhân	Cách xử lý
Không có gợi ý theo hoá đơn	Chưa kết nối hoadon.pro hoặc hoá đơn chưa đồng bộ	Kết nối hoặc chờ đồng bộ 5 phút
Trạng thái cần đăng nhập lại	Key hết hạn, bị thu hồi hoặc thiếu quyền	Tạo key mới và dán lại
Nút tạo phân bổ bị khoá	Giao dịch còn Tạm tính	Thêm nguồn xác thực
Ghi ngược thất bại	hoadon.pro gián đoạn quá 24 giờ	Dùng nút thử lại ở việc cần xử lý