Duyệt đối soát: người tạo và người duyệt

~4 phút đọc

Mọi phân bổ đối soát, gạch nợ settlement, lô xuất kế toán và khoá kỳ đều đi qua hai vai: người tạo và người duyệt. Hai người này phải khác nhau, ngoại lệ duy nhất là tổ chức chỉ có một người, được mô tả ở phần tự duyệt bên dưới. Trang này lấy đối soát làm ví dụ chính.

Ai làm gì

Việc	Vai trò
Tạo, sửa, rút lại phân bổ	Chủ sở hữu, Quản trị, Kế toán trưởng, Kế toán viên
Duyệt hoặc từ chối	Chủ sở hữu, Quản trị, Kế toán trưởng
Xem	Mọi vai trò có quyền xem giao dịch và hoá đơn

API key, trợ lý AI qua MCP, lệnh dòng lệnh đăng nhập bằng OAuth và thiết bị không thuộc vai trò nào và không bao giờ duyệt được. Một phân bổ do hệ thống đề xuất từ mã DTP hoặc số hoá đơn không có người tạo; một phân bổ đề xuất qua API key hay MCP được tính là của chủ khoá, nên người đó không tự duyệt được.

Chi tiết quyền từng vai trò ở thành viên và vai trò.

Duyệt một phân bổ

Mở Đối soát rồi tab Chờ duyệt. Lọc Cần tôi duyệt, Tôi đã tạo hoặc Tất cả công ty; có thể lọc theo quầy và ca.
Mở thẻ phân bổ. Màn hình hiện giao dịch, các dòng hoá đơn, phần thừa nếu có và danh sách Kiểm tra chính sách với dấu đạt, cảnh báo hoặc không đạt.
Bấm Duyệt, hoặc Từ chối…. Nút Duyệt bị khoá khi bạn là người tạo. Từ chối bắt buộc chọn lý do (Sai hoá đơn, Sai số tiền phân bổ, Cần thêm chứng từ, Khác) và giải thích cho người tạo; phân bổ trở về danh sách chưa đối soát.

Khi duyệt, trạng thái giao dịch chuyển sang đã đối soát và hoá đơn được cập nhật số đã thu trong cùng một thao tác; việc ghi ngược sang hoadon.pro chạy sau đó. Người duyệt không đổi được nội dung đã gửi: nếu người tạo sửa sau khi gửi, yêu cầu duyệt cũ hết hiệu lực và cần gửi lại.

Ngưỡng và duyệt hàng loạt

Khoản từ 100.000.000 ₫ trở lên cần Kế toán trưởng hoặc Chủ sở hữu duyệt. Ngưỡng này cấu hình được ở cài đặt đối soát.
Doanh nghiệp bán lẻ có nhiều bill mỗi ngày dùng Duyệt đã chọn: tối đa 50 phân bổ mỗi lần. Mỗi dòng vẫn là một lần duyệt riêng có nhật ký riêng, và người duyệt vẫn khác người tạo ở từng dòng.
Đảo một phân bổ đã duyệt cũng cần người duyệt; kỳ đã khoá phải mở khoá trước.

Tổ chức chỉ có một người: tự duyệt dưới ngưỡng

Chủ doanh nghiệp một mình có thể bật Tự duyệt để không bị chặn bởi quy tắc hai người. Chế độ này chỉ áp dụng cho đối soát và gạch nợ khớp đúng 100% số tiền và nhỏ hơn một ngưỡng; ngưỡng mặc định là 20.000.000 ₫ và chỉnh được.

Đăng nhập bằng tài khoản Chủ sở hữu, vào Cài đặt rồi tab Bảo mật.
Bật Tự duyệt và đặt ngưỡng. Thay đổi này cần xác thực lại bằng passkey hoặc TOTP và được ghi nhật ký.

Thẻ được tự duyệt mang nhãn Tự duyệt trên giao diện và trong nhật ký.
Trên ngưỡng, khoản trả thừa, đối tác mới hoặc quy tắc chia mới vẫn cần người thứ hai.
Chế độ tự tắt khi tổ chức có từ hai người có quyền duyệt. Nếu không có ai đủ quyền, màn Chờ duyệt hiện biểu ngữ Cần thêm người duyệt.

Theo dõi

Mỗi bước tạo, duyệt, từ chối, tự duyệt và đảo đều có trong nhật ký thay đổi, lưu 24 tháng theo mặc định. Người có vai trò Chủ sở hữu, Quản trị hoặc Kế toán trưởng xem được nhật ký; người khác chỉ xem được mục của chính mình.