Settlement sàn thương mại điện tử và sổ nghĩa vụ

~5 phút đọc

Sắp ra mắt

Tính năng này chưa có trong sản phẩm. Trang mô tả hướng đi dự kiến và có thể thay đổi trước khi phát hành.

Khi bán trên sàn, tiền sàn chuyển về là một khoản gộp đã trừ phí, voucher và hoàn hàng, rồi bạn còn phải chia cho hãng, đại lý hoặc CTV. Màn Settlement sàn ghi sổ nghĩa vụ đó, đối soát statement của sàn với khoản tiền thật về ngân hàng và báo tuổi nợ. Dòng Tiền Pro chỉ ghi sổ: hệ thống không có đường nào để chuyển hay chi hộ tiền.

Hai phần của màn Settlement

flowchart LR
  S["Statement của sàn"] --> P["Payout"]
  P --> M["Khớp với giao dịch ngân hàng đã xác thực"]
  D["Đơn hàng và quy tắc chia"] --> O["Nghĩa vụ phải trả hoặc phải thu"]
  M --> G["Gạch nợ chờ duyệt"]
  O --> G
  G --> L["Sổ nghĩa vụ"]

Màn có năm tab: Đối tác & hãng, Sổ nghĩa vụ, Đối soát payout sàn, Quy tắc chia và Báo cáo.

Đối tác

Bấm Thêm đối tác để tạo đối tác thuộc một trong bốn loại: sàn, đại lý, hãng ký gửi hoặc nhóm CTV. Mã số thuế tự điền từ masothue.pro. Đối tác mới ở trạng thái chờ duyệt; chỉ khi người duyệt (khác người tạo) chấp nhận thì mới sinh nghĩa vụ.

Với nhóm CTV, bạn nhập danh sách thành viên bằng Excel gồm tên, mã số thuế hoặc căn cước và số tài khoản. Các thông tin cá nhân này được mã hoá, và hệ thống đánh dấu những người vượt ngưỡng khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tháng để bạn xử lý.

Nhập statement của sàn

Statement nhập bằng Excel cho Shopee, TikTok Shop và Lazada. TikTok có thể nối API Seller khi tính năng này được bật cho tổ chức bạn; Lazada nhập thủ công.

Trong tab Đối soát payout sàn, bấm Import statement sàn và chọn tệp.
Dòng Tiền Pro nhận dạng mẫu của sàn. Màn xem trước hiện số đơn, doanh thu, phí, voucher, số tiền thực nhận và khả năng khớp ngân hàng.
Xác nhận nhập. Nhập lại cùng một statement không tạo bản ghi trùng.

Statement không ghi nhãn hàng hay mã sản phẩm. Muốn tính nghĩa vụ phải trả hãng, bạn cần nhập thêm tệp đơn hàng xuất từ sàn và bảng ánh xạ mã sản phẩm sang hãng. Đơn không xác định được hãng vào hàng đợi ngoại lệ và không sinh nghĩa vụ.

Khớp payout với tiền về ngân hàng

Dòng Tiền Pro chỉ khớp statement với giao dịch ngân hàng Đã xác thực, không bao giờ khớp chỉ theo số tiền, và đi theo bốn mức:

Mã statement có trong nội dung chuyển khoản.
Số tiền đúng bằng số tiền statement, đúng tài khoản nhận và trong cửa sổ thời gian dự kiến cộng 48 giờ.
Chênh lệch trong dung sai cho phép (mặc định bằng 0, có thể đặt bằng phí chuyển liên ngân hàng); kết quả là variance kèm khoản phí ngân hàng được trừ.
Không khớp: vào hàng đợi rà soát thủ công.

Trạng thái payout gồm đã khớp, chênh lệch, chờ tiền về, tạm tính và tiền vào từ sàn chưa có statement. Khoản chỉ có nguồn SMS hoặc email là Tạm tính và chưa được gạch nợ. Nhãn Đã xác thực là xác thực nguồn, không phải ngân hàng xác nhận quyết toán.

Khi có chênh lệch, hệ thống giải thích bằng quy tắc cố định trước (hoàn hàng, voucher, trợ giá vận chuyển, thuế khấu trừ, phí chuyển khoản); phần chưa giải thích được có thể có thêm gợi ý của AI nếu bạn đã bật, và chỉ là gợi ý. Bạn xuất được tệp khiếu nại gửi sàn; hệ thống không tự gửi.

Quy tắc chia và nghĩa vụ

Mỗi quy tắc chia xác định loại nghĩa vụ (phải trả hãng, phải trả CTV, phải thu đại lý), điều kiện áp dụng, tỷ lệ, cơ sở tính (sau phí sàn, giá bán, lợi nhuận gộp...) và thời điểm phát sinh (khi giao hàng, khi payout về, sau thời hạn đổi trả, cuối tháng...). Bạn xem trước kết quả trên đơn mẫu trước khi lưu.

Quy tắc có hiệu lực theo ngày và không áp ngược: đổi quy tắc không sửa nghĩa vụ đã phát sinh. Phiên bản mới chờ duyệt thì phiên bản cũ vẫn chạy.
Tỷ lệ là số nguyên và làm tròn xuống theo từng đơn, phần dư thuộc bên giữ tiền (công ty); tổng nghĩa vụ bằng tổng từng đơn.
Nghĩa vụ sinh tự động mỗi ngày và khi payout được khớp.

Gạch nợ và duyệt

Gạch nợ chỉ là gắn một giao dịch ngân hàng đã xác thực vào nghĩa vụ, không phải chuyển tiền. Khoản khớp đúng tuyệt đối 0 ₫ chênh lệch được tạo ở trạng thái chờ duyệt và đi qua quy trình người tạo, người duyệt như đối soát, kèm duyệt hàng loạt. Tổ chức chỉ có một người duyệt có thể bật tự duyệt cho khoản khớp đúng 100% dưới ngưỡng (mặc định 20.000.000 ₫); khoản trên ngưỡng, trả thừa, đối tác mới và quy tắc chia mới vẫn cần người thứ hai.

Gạch nợ hỗ trợ trả một phần, gộp nhiều nghĩa vụ và trả thừa; đảo gạch nợ cũng cần duyệt. Mỗi nghĩa vụ có thể có nội dung chuyển khoản gợi ý mang mã DTP để đối tác ghi khi trả.

Báo cáo

Tab Báo cáo có công nợ theo đối tác, đối soát payout theo kỳ, bảng kê gửi hãng (có mã băm để đối chiếu), phí sàn thực trả so với biểu phí công bố và tuổi nợ: chưa đến hạn, 1 đến 30 ngày và trên 30 ngày. Tiền sắp về trong 7 ngày cũng được đưa vào dự báo dòng tiền.

Giới hạn

Không có tự động chuyển, chi hộ hay giữ tiền thay đối tác.
Statement chỉ có nhãn hàng khi bạn nhập thêm tệp đơn hàng và bảng ánh xạ mã sản phẩm sang hãng.
Tiền về từ sàn chỉ được gạch nợ khi giao dịch ngân hàng đã xác thực.